مسعود خرقانی؛ معاون فناوری اطلاعات و ارتباطات شرکت صنایع یاس ارغوانی نوشت: در سالهای اخیر، مدیریت استفاده از فناوری اطلاعات چیزی فراتر از داشتن یک جایگاه در ساختار سازمانی یا یک پست سازمانی در سازمانها و نهادها میباشد. و به همین جهت امروزه شاهد هستیم که بسیاری از مدیران فناوری اطلاعات توانستهاند، از این فناوری به عنوان یک عامل شکل دهنده راهبردها در سازمان خود، جایگاه خودر را از یک موقعیت صرف مدیریتی به یک جایگاه حاکمیتی تبدیل نموده و این جایگاه را تثبیت کنند.
در حال حاضر حاکمیت فناوری اطلاعات یک بخش از چارچوب گسترده حاکمیت در سازمان و بخشی از رهبری سازمانی، کسب و کار، ساختار و فرایندهای مرتبط است و سازمان به این وسیله، چرخه زیست، توسعه راهبردها و اهداف سازمانی خود را تقویت و پایدار میکند.
اهمیت حاکمیت و راهبری فناوری اطلاعات در چیست و چرا سازمانها به آن نیاز دارند؟
برخی از دلایلی که باعث توجه ویژه سازمانها به راهبری فناوری اطلاعات شده است عبارتند از:
- تخصیص بخش مهمی از بودجه سازمانها/شرکتها به سرمایه گذاریهای مرتبط با فناوری اطلاعات
- الزام به هدایت صحیح سرمایه گذاری و خدمات مرتبط با فناوری اطلاعات توسط نیازهای واقعی خطوط کسب و کار به منظور اثربخشی مناسب
- کاربرد وسیع و گسترده فناوری اطلاعات توسط اغلب کارکنان در سازمانها و شرکتها
- وابستگی زیاد و بیش از پیش فرآیندهای مهم کسب و کارها به فناوری اطلاعات و سامانههای اطلاعاتی
- وابستگی روز افزون سازمانها به تأمین کنندگان و عرضه کنندگان خدمات فناوری اطلاعات
- افزایش آگاهی مدیران نسبت به ریسکهای مرتبط با فناوری اطلاعات (امنیتی، انطباق با قوانین و مقررات، پروژهها،...)
- تاثیرات منفی شکست پروژههای فناوری اطلاعات، بر وجهه و شهرت سازمانها
- و .....
تفاوت حاکمیت با مدیریت فناوری اطلاعات:
حاکمیت عبارت است از سرپرستی، هدایت و نظارت از طرف ذینفعانی که در قبال سرمایه گذاری خود انتظار بازگشت مناسب سرمایه را دارند. و برای تحقق این منظور از مدیریت فناوری اطلاعات انتظار میرود که سامانههای لازم را ایجاد و کنترلهای ضروری را بکار گیرند.
در واقع حاکمیت فناوری اطلاعات تعیین کننده این است که چه کسی در خصوص IT تصمیم گیر باشد.
اما مدیریت فناوری اطلاعات شامل فرآیند تصمیم گیری و اجرای آنهاست. مدیریت فناوری اطلاعات یک امر روزمره است، و فعالیتهای اجرایی آن پرداختن به استفاده کسب و کار از فناوری اطلاعات در پیشبرد اهداف و وظایف تعیین شده میباشد.
از منظر تعاریف کلاسیک، در چارچوب COBIT 5 حاکمیت فناوری اطلاعات را به صورت زیر تعریف میشود:
"حاکمیت فناوری اطلاعات به عنوان ساختاری از ارتباطات و فرآیندها در جهت هدایت و کنترل سازمان، به منظور دستیابی به اهداف سازمان، به وسیله آی تی، و افزایش ارزش در حین متوازن سازی ریسک در مقابل عایدی فرآیندهایش تعریف میشود".
و در استاندارد ITIL حاکمیت فناوری اطلاعات به صورت زیر تعریف میشود:
" حاکمیت فناوری اطلاعات چارچوبی جامع از ساختارها، فرآیندها و سازوکارهای ارتباطی است. ساختارها در برگیرنده مسئولیتهایی مانند مدیران اجرایی و فناوری اطلاعات هستند. فرآیند به تصمیم گیریهای استراتژیک و پایش کمیتههای مختلف اطلاق میشود. ساز و کارهای ارتباطی، شامل مشارکت کسب وکار و فناوری اطلاعات، گفتگوهای استراتژیک و تسهیم یادگیری است".
در واقع حاکمیت فناوری اطلاعات در سازمان به تعریف و نحوه انجام فعالیتهای مرتبط با فناوری اطلاعات در سازمان نمیپردازد؛ بلکه به هدایت فناوری اطلاعات در سازمان اشاره میکند.
بر این اساس فرآیند حاکمیت، شامل موارد زیر میگردد:
- تعریف ساختارهای سازمانی
- اجازه تصمیم گیری
- ایجاد جریان کاری بواسطه داشتن اختیارات لازم برای این کار، بطوریکه از منابع سازمانی در راستای دستیابی به اهداف کسب و کار بهینه استفاده شود
- هدایت و نظارت بر جریان کاری
و از الزامات این فرآیند داشتن پاسخ مناسب برای این است که:
- چه تصمیماتی باید اتخاذ شوند؟
- چه افرادی باید این تصمیمات را اتخاذ کنند؟
- چگونگی اتخاذ این تصمیمات و کنترل آنها؟
با توجه به مطالب ذکر شده میتوان به اهمیت بحث در زمینه حاکمیت فناوری اطلاعات پی برد و نتایج حاصل از آن و دلایل اهمیت موضوع را مورد ارزیابی قرار داد.
- حاکمیت فناوری اطلاعات به نحو مطلوب، میتواند بازگشت سرمایهٔ بیشتر یا خدمات بهتر را تضمین کند.
- فناوری اطلاعات فراگیر شده است و سرمایه گذاری در زمینه فناوری اطلاعات در حال افزایش است.
- یادگیری سازمان در مورد ارزش فناوری اطلاعات، حیاتی است.
- موفقیت سرمایه گذاریها در زمینه فناوری اطلاعات تأثیرگذار است.
- مدیریت ارشد سازمان زمان کافی برای بررسی همه درخواستهای سرمایه گذاری در زمینه فناوری اطلاعات ندارد.
و اما آیا در سازمانهای ایران فناوری اطلاعات توانسته است به موقعیتی حاکمیتی دست یابد؟ در کشور ما مدیران فناوری اطلاعات در چه موقعیتی از سازمانها قرار دارند؟