باید به سمت رسید دیجیتالی برویم یا به رسیدهای سمّی کاغذی بچسبیم؟

به گزارش سرمدنیوز، برای اینکه از پایه شروع کنیم لازم است بدانیم که مطابق استانداردهای تجارت بین‌المللی، برای مشتری‌های کسب و کارهای حضوری درخواست رسید، قانونی نیست.

بنا به تعمیم این اصل بدین معناست که قانونی برای ارائه نوع رسیدی که درخواست می‌شود وجود ندارد. اگرچه وقتی مشتری خرید اینترنتی انجام می‌دهد، باید اطلاعات خرید به صورت رسید دیجیتالی، صفحه تاییدی و یا آیتم‌های مشابه، به او ارائه شود.

از آنجایی که به لحاظ قانونی رسید کاغذی برتری بر رسید دیجیتالی ندارد، بیایید بررسی کنیم که چه فاکتورهایی باعث می‌شوند که شما یکی را بر دیگری ترجیح دهید.

مشکل اصلی رسیدهای کاغذی ماده سمی BPA به کار رفته در رسیدهای کاغذی حرارتی است که همان رسیدهای صاف و براق پرینترهای حرارتی و بیشتر دستگاه‌های کارت خوان است.

بی‌پی‌ای از طریق پوست جذب شده و به مرور در بدن انباشته می‌شود، که این به خصوص برای فروشندگانی که به طور مداوم با رسیدهای کاغذی در تماس هستند بد است. این ماده شیمیایی هورمون‌ها تحت تاثیر قرار می‌دهد و احتمال ابتلا به بیماری‌های قلبی را افزایش می‌دهد و همچنین در سلامتی انسان خلل ایجاد می‌کند.

همچنین بی‌پی‌ای باعث می‌شود کاغذهای رسیدها غیرقابل بازیافت گردند و در زمین رها شوند. دستیابی به رسید کاغذی غیرسمّی قابل بازیافت ممکن است، اما فقط پایانه‌های سنتی کارت‌ها و کارت‌خوان‌های ارزان قیمت قابل رقابت با کاغذهای حرارتی حاوی بی‌پی‌ای هستند.

با اینهمه، همانطور که اکثر فروشندگان هم اذعان دارند، مشتری‌ها اغلب رسید‌هایشان را گم می‌کنند، یا نوشته‌های روی رسید خود به خود محو می‌شوند، و یا در هنگام شستشو از بین می‌روند. علاوه بر این رسید، کاغذ و پرینتر هزینه‌های اضافی را نسبت به رسیدهای دیجیتالی نیز تحمیل می‌کنند که فقط نیاز به اینترنت دارند و با  نرم افزار POS کار می‌کنند.
 

برخلاف ظاهر خوب ولی رسیدهای دیجیتالی هم گزینه مناسبی در این رابطه نیستند. تصور کنید در یک فروشگاه شلوغ هستید و تازه حساب خود را پرداخت کرده‌اید، و از شما ایمیلتان یا ‌ شماره تماستان خواسته شده است. آیا تمایلی دارید آن را با یک غریبه و در حالی که باید عجله کنید تا نفر بعد هم بتواند به کارش برسد، به اشتراک بگذارید؟ از کجا می‌دانید که فروشنده قرار نیست شما را با ایمیل‌های تبلیغاتی‌اش بمباران نکند و یا جزئیات اطلاعات تماس شما را به دیگران نفروشد؟

از آنجایی که چرخه عمومی حفاظت اطلاعات در سال گذشته اجباری شد، مصرف کننده‌ها باید بتوانند به فروشگاه‌هایی که آن را اجرا می‌کنند اعتماد کنند. بنابراین قانون، کسب و کارها حق ندارند از جزئیات اطلاعات تماس افراد برای پیام‌های تبلیغاتی و یا هر مقصود دیگری استفاده کنند مگر در صورت درخواست مستقیم خود مشتریان.

به عبارت دیگر اگر شما می‌خواهید شماره مشتری را برای چیزی غیر از درخواست او که فرستادن رسید خریدش است استفاده کنید باید به وضوح به او اعلام کنید.

البته به خاطر دوره طولانی قبل از چرخه عمومی حفاظت اطلاعات، اکنون مشتری برای دادن اطلاعات تماس خود اعتماد نمی‌کند، حتی اگر برای گرفتن رسید خریدش باشد. اما باید با توضیح بیشتر با این ترس مشتریان مقابله کرد، و حتی در صورت لزوم عبارت  «فقط برای دریافت رسید» را در  بخش ورودی اطلاعات تماس قرار داد تا اعتماد مشتری جلب گردد.

نگرانی دیگر در زمینه چک کردن رسید است. برای رسیدهای کاغذی اطلاعات تماس لازم نیست، پس تنها کاری که لازم است انجام شود این است که لحظاتی صبر کنیم تا رسید پرینت شود و سپس مشتری می‌رود. این امر می‌تواند به صف‌های طولانی سرعت بخشد، بنابراین کار نفرات بیشتری راه انداخته می‌شود. 

در مقابل رسیدهای دیجیتالی به ایمیل یا شماره تلفن مشتری ارسال می‌شود که این خود نیازمند ارتباط گیری اولیه است. این به معنی خیره شدن به مشتری در مقابل چشمهای منتظر دیگر مشتریان حاضر در صف و دیگر کارمندان فروشگاه است، که تا وقتی فروشنده‌ها و مشتریان به این وضع عادت نکنند قدری غیر عادی به نظر خواهد رسید. 

اما رسیدهای الکترونیکی جدیدتر این مشکل را حل کرده‌اند، به طوری که حداقلی‌ترین اطلاعات تماس و یا هیچ اطلاعات تماسی نیاز نباشد. برای مثال بارکلیز اپلیکیشنی به نام launch pad پد خرید راه‌اندازی کرده که مشابه اپلیکیشن بانکی رایج است اما با ویژگی‌های بیشتر. اگر شما گزینه رسید دیجیتالی را در این اپلیکیشن فعال کنید، رسید خریدهایی که شما با کارت بارکلیز خود از فروشگاه‌های مجهز به سیستم فلوکس انجام داده‌اید را جمع‌آوری و ذخیره می‌کند. لانچ پد هنوز در مرحله آزمایشی قرار دارد، ولی این تنها یکی از اپلیکیشن‌های ذخیره‌سازی اطلاعات خرید و جمع‌آوری رسیدهای دیجیتالی بخ صورت اتوماتیک است. 

کمپانی کارت خوان iZettle روش دیگری دارد. هنگامی که یک مشتری برای بار اول ایمیل خود را برای دریافت رسید به سیستم می‌دهد، سیستم آن را برای فرستادن رسیدهای دیجیتالی بعدی ذخیره و آن را به کارت بانکی مربوطه الصاق می‌کند. دفعه بعد که مشتری با کارت iZettle خود خرید کند سیستم بصورت خودکار و بدون نیاز به پرسیدن دوباره اطلاعات تماس، رسید دیجیتالی خرید را به فرد ارسال خواهد کرد.

برای شرکت‌ها و معامله‌گران تنها دلیل اصلی جمع آوری رسید، نیاز به ثبت هزینه‌های تجاری است. در گذشته، رسیدهای کاغذی ضروری بود تا برای پرداخت هزین‌ های مربوطه، یا فقط به عنوان پشتیبان حقوقی در صورت لزوم برای اثبات معاملات انجام شود.

در حال حاضر که حسابداری آنلاین، متداول است، شرکت‌ها از سیستم‌های کلاود استفاده می‌کنند که در آن کارفرمایان یا صاحبان کسب و کار باید به صورت الکترونیکی به سیستم حسابداری رسیدگی کنند. اگر آنها تنها یک مقاله داشته باشند،  باید آن را با اسکن کردن یا گرفتن عکس، آن را تبدیل به فایل دیجیتالی کنند. حتی اپلیکیشنی برای این نیز وجود دارد، مانند برنامه های Xero Expenses و Receipt Bank، که هر دو به شما امکان می‌دهد تصویر رسید‌های خود را نگه داری کنید.

در چنین مواردی، داشتن یک رسید دیجیتال آسان‌تر است. بسیاری از سیستم‌های حسابداری دارای یک آدرس ایمیل اختصاصی برای ارسال رسید هستند، بنابراین شما برای داشتن آن فقط باید یک ایمیل رسید را فوروارد کنید. سیستم بر اساس الگوریتم شناخت، پس از آن تلاش می‌کند که هزینه‌ها را طبقه‌بندی کند.

بنابراین برای کسب و کارهای بسیاری دیگر نیازی به دریافت رسیدهای کاغذی نیست. برخی از شرکت‌ها هنوز از سیستم‌های حسابداری سنتی مبتنی بر کاغذ استفاده می‌کنند، البته آنها اگر رسید ایمیلی هم دریافت کنند، می‌توانند آن را با پرینتر برای سوابق خود چاپ کنند.

بسیاری هنوز کاغذ را ترجیح می‌دهند، اما این بدان معنا نیست که مردم به ایمیل یا رسیدهای متنی دسترسی نداشته باشند. شما به عنوان یک فعال در کسب و کار حضوری ملزم به ارائه رسید کاغذ نیستید، بنابراین فقط ارسال رسید الکترونیکی به لحاظ قانونی کافی است.

در نهایت، اکثر کسب و کارها بدون پرداختن بیش از حد به مشتری مقرون به صرفه خواهند بود. این راه حل تمام تعهدات را بدون هیچ‌گونه تلاشی از طرف مشتری و فروشنده قابل انجام می‌سازد، که کیف پول موبایلی و نسل رسیدهای اتوماتیک می‌تواند آن را برآورده کند.

امروزه بسیاری نیز به اثرات زیست محیطی توجه دارند. برای این افراد رسید دیجیتالی بهترین گزینه خواهد بود، اما این را هم در نظر بگیرید:

آیا مشتریان شما فقط به رسید کاغذی اعتماد دارند؟
آیا پیامدهای منفی به وجود می‌آید اگر شما بگویید که فقط رسید دیجیتالی ارائه می‌کنید؟

اگر پاسخ به هر دو منفی است، بهترین گزینه برای محیط زیست، کارکنان و صاحبان کسب و کارها (چراکه آنها پول چاپ رسید را دریافت نمی‌کنند) رسید غیر کاغذی است. اگر پاسخ به یک یا هر دو سؤال بله باشد، شما هنوز هم می‌توانید از چاپگر رسید استفاده کنید.

برای جمع‌بندی جوانب مثبت و منفی هر دو را بررسی می‌کنیم:

رسیدهای کاغذی:

✔️ بدون نیاز به دریافت آدرس ایمیل یا شماره تلفن مشتریان

✔️ ممکن است دریافت رسیدهای کاغذی برای کنترل کردن  سریع‌تر باشد.

❌ اکثر آنها غیر قابل بازیافت‌اند و خطر بیماری‌های بیماری را افزایش دهند.

❌ خیلی محتمل است که به راحتی گم شده، یا متنشان با گذشت زمان از بین برود.

❌ رول کاغذ، پرینتر و جوهر آن هزینه بردار است.

رسیدهای دیجیتالی:

✔️ سابقه خرید از دستگاه‌ها همیشه و در هر کجا قابل دسترسی است.

✔️ ایده آل برای حسابداری‌ کلاود مدرن

✔️ استفاده از سیستم‌های EPOS رایگان است

❌ ممکن است نیاز به درخواست از ایمیل یا شماره تلفن مشتری داشته باشند.

❌ نیاز به توضیح دادن به مشتریانی که هنوز درخواست رسید کاغذی دارند.